KEPEROTOKOLAN

HANA PERTIWI

1. Definisi Protokol

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocollum, dan bahasa Yunani protocollon.

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup  secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini  menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Protokol adalah sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi, dan perpindahan data antara dua atau lebih titik komputer. Protokol dapat diterapkan pada perangkat keras,perangkat lunak atau kombinasi dari keduanya. Pada tingkatan yang terendah, protokol mendefinisikan koneksi perangkat keras.

Protokol perlu diutamakan pada penggunaan standar teknis, untuk menspesifikasi bagaimana membangun komputer atau menghubungkan peralatan perangkat keras. Protokol secara umum digunakan pada komunikasi real-time dimana standar digunakan untuk mengatur struktur dari informasi untuk penyimpanan jangka panjang.

2. Azas Keprotokolan

Dalam keprotokoleran negara Republik Indonesia sendiri terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler yakni asas kebangsaan, asas ketertiban dan kepastian hukum,asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan, dan asas timbal balik.

1.      Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan Republik Indonesia.2.

2.    Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian hokum” adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

3.    Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.

4.    Asas Timbal balik

Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

Selain asas-asas tersebut terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokoleran itu sendiri antara lain: Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;

Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; danMenciptaknn hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa

Disamping asas-asas yang mengatur keprotokolan serta tujuan adanya keprotokolan, secara kontekstual keprotokolan negara terdiri atas kenegaraan, kebangsaan, pergaulan dan acara. Adapun penjelasannya sebagai berikut:

Kenegaraan; Seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol Negara 2005 dari encyclopediabritanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri.

Kebangsaan; Pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.

Pergaulan; seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta wakil-wakilnya.

Acara; pengaturan kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya.

Kegiatan keprotokolan termasuk ke dalam kegiatan yang terrencana, terstruktur, teratur, rapi dan terorganisir. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi.

3. TUJUAN PROTOKOL

           

Tujuan protokol adalah untuk membuat acara teratur/tertata dengan baik sehingga kesalahan-kesalahan dalam acara dapat diminimalisir.

Tujuan Protokoler :

1. Agar tujuan kegiatan dapat tercapai dengan jelas

2. Agar proses kegiatan dapat menarik

3. Agar proses kegiatan berjalan khidmat dan terhormat

4. Agar suatu kegiatan dapat berkesan

5. Agar isi dan kulit kegiatan dapat berpadu secara harmonis

Pada hakikatnya, protokoler ialah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan.

Kegiatan tersebut, dari awal hingga akhir, bisa saja dilaksanakan didalam ruangan atau diluar ruangan, bahkan dilapangan. Terlepas dari materi pokok yang dilaksanakan dalam suatu kegaiatan tersebut, masalah-masalah protokoler lebih menitikberaktan pada berhasil atau tidaknya pelaksanaan suatu kegiatan. Dengan demikian, masalah protokoler lebih ditekankan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Suatu kegiatan apapun, pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksesnya puncak acara. Berhasil atau tidaknya suatu kegiatan, juga ditentukan oleh baik atau buruknya tahapan-tahapan tersebut.

TUJUAN PROTOKOL BERDASARKAN UU NO. 9 TAHUN 2010 PASAL 3

1.      Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing, dan atau organisasi internasiona, serta tokoh masyarakat tertentu, dan atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.

2.      Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara, agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik secara nasional mapun internasional.

3.      Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

Strategi tujuan protokol yang diinginkan yang menumbuhkan kepuasan baik dari pimpinan, pengamat dan masyarakat upacara.

Tujuan protokol dibagi menjadi 2 yaitu:

1.      Arah, yaitu bahwa setiap pelaku didalam upacara dapat mengetahui tentang peranan, tentang fungsi kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga tidak memerlukan secara optimal dari protokol officers.

2.      Tindakan, yaitu mengadakan identifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara yakni suumber daya aparatur, organisasi sistem kerja/manajemen dan lingkungan pendekatan analisis CSIA yaitu Critical Succes Issues Analysis yang terdiri dari analisis kekuatan, kelemahan, dan peluang internal serta tantangan baik yang bersifat internal maupun eksternal organisasi.

4. Peran Keprotokolan

Keprotokolan di lingkungan Pemerintah secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan dalam rangka mengatur dan atau mengurus tata kehidupan pejabat (Pejabat Negara dan Pejabat Eselon I) sesuai dengan norma yang berlaku untuk mendukung kelancaran pelaksaan tugas dan kewajibannya.

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Peran protokol bukan sekadar pembawa acara atau petugas yang mempersilakan tamu. Kinerja protokol dapat meningkatkan pembentukan citra dari sebuah organisasi. Petugas protokol selain harus cekatan dalam berkoordinasi dengan pihak internal, juga harus cakap menjalin komunikasi dengan pihak luar.

Seorang protokoler memiliki aspek yang penting dalam hal tata pengaturan tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Peran protokol bukan sekadar pembawa acara atau petugas yang mempersilakan tamu, melainkan  diajar mengenai teknik berkomunikasi yang  baik dan benar, bagaimana menjadi pribadi yang efektif dan tentang personal grooming, yaitu tata cara berpenampilan di dunia profesional.

Aktivitas protokoler yang diterapkan secara benar justru sebaliknya akan memberikan dan menjanjikan sebuah penghormatan yang tepat terhadap semua pihak. Kinerja protokol dapat meningkatkan pembentukan citra dari sebuah organisasi. Petugas protokol selain harus cekatan dalam berkoordinasi dengan pihak internal, juga harus cakap dalam menjalin komunikasi dengan pihak luar.

Peran lain dari sosok seorang protokler tentunya tidak hanya menjadi koordinator untuk dirinya dalam menjalankan sebuah acara resmi, melainkan dengan semua pihak yang terkait. Selain itu, seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertindak sebagai mediator dan koordinator. Tetapi, peran seorang protokol sebetulnya lebih dari itu, seorang protokoler  harus mampu bersikap sebagai seorang manajer yang mengatur jalannya kegiatan dengan baik. Seorang protokol tentunya harus berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat.

Protokol juga mencerminkan keteraturan, efektifitas dan bahkan memiliki estetika tersendiri pada setiap kesempatan. Banyak peraturan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dalam dunia protokoler yang kemudian menjadikannya sebagai kendala tersendiri untuk sebuah institusi maupun corporate untuk mengimplementasikannya. Peraturan protokoler terbilang kaku, hanya 2 opsi antara diperbolehkan dan tidak. Meskipun demikian dalam pelaksanaanya harus fleksibel.

Dalam dunia protokol dikenal prinsip your wise is my command, titah paduka hamba laksanakan. Aturan yang menaungi aktivitas protokol adalah Undang-Undang Republik Indonesia No. 8 Tahun 1987 yang mendefinisikan protokol sebagai tata tempat, tata upacara, tata penghormatan dan tentunya diperkuat dengan dengan PP No.62 tahun 1990 mengenai tata tempat, tata upacara, tata penghormatan, bendera merah putih dan tentunya masih ada sejumlah peraturan-peraturan lain yang perlu dikuasai untuk memahami dunia Protokol.

Banyak aral yang terkadang menghalangi seorang protokoler dalam tugasnya diberbagai acara resmi. Sosok protokoler yang terkadang hanya dipandang sebagai pemandu sebuah acara, sebagai orang yang berbicara, membuka dan menutup acara, tapi pernahkah terbayang, tanpa pemandu sebuah acara, tak eloklah acara itu diadakan. Protokoler bukan dunia asing dan baru bagi kita. Tidak mudah menjadi sosok seorang pemandu, butuh profesionalitas tinggi. Meski tidak ada pernyataan yang mengatakan bahwa suatu acara besar dan resmi berhasil dilaksanakan karena sosok protokol yang memandu acara, tak bisa dipungkiri ada peran seorang protokoler disana yang terkadang dipandang sebelah mata oleh sebagian orang. Profesionalisme yang dianut merupakan paham yang muncul dari hati dan niat untuk mengemban tugas dengan baik. Memberikan yang terbaik untuk ke depan yang lebih baik.

Banyak tantangan yang harus dihadapi dan dijalani oleh para petugas protokol dalam melaksanakan tugas. Ketika tugas yang dilaksanakan berjalan dengan bagus dan sempurna, seorang protokol tidak pernah dipuji. Tapi, ketika pelaksanaan berlangsung dengan tidak bagus, pasti protokollah pihak yang paling dimarahi. Tugas dan tanggung jawab yang diemban petugas protokol sangat berat, karena dunia protokol memiliki jam kerja 24 jam dalam seminggu, namun dalam melaksanakan tugas hendaknya tidak dilaksanakan dengan kaku. Seorang protokoler harus bisa bekerja secara professional, yaitu mengetahui keahlian dan keterampilannya, meluangkan seluruh waktunya untuk pekerjaan atau kegiatannya itu, hidup dari situ dan bangga akan pekerjaannya.

5. Unsur-unsur penting Protokol Upacara

Dalam Protokol Upacara terdapat 3 unsur penting :

1. Tatacara :

Yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu. Perbuatan/tindakan-tindakan pada acara ini dilakukan menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah tetap dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara.

2. Tata Krama :

Yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan perbuatan yang sesuai dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang.

Pada setiap upacara, diperlukan penggunaan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi rendahnya derajat Pejabat yang bersangkutan, disesuaikan dengan peristiwanya.

3. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal ataupun di dalam suatu bangsa itu sendiri.

Didalam penyelenggaraan suatu upacara kita terikat pada tatacara sudah tetap dan didasarkan pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap pula.

Contoh :

A. Tata tempat

Tata tempat adalah pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

B. Tata Upacara

Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara resmi.

C. Tata Penghormatan.

Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam acara Kenegaraan atau acara resmi

D. Tamu Negara

Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

6. Tugas dan Fungsi Keprotokolan

TUGAS PROTOKOL

·         Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di bidang informasi, kehumasan dan protokol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal serta keprotokolan;

·         Melaksanakan pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehumasan sesuai dengan renstra pemerintah daerah;

·         Melaksanakan koordinasi kebijakan di bidang informasi dan kehumasan ;

·         Melaksanakan penanggungjawab dalam penyelenggaraan publikasi hasil kegiatan pemerintah dan masyarakat ;

·         Melaksanakan penanggung jawab pelayanan umum penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang informasi, kehumasan dan keprotokolan;

·         Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja dilingkungan Pemerintah Kabupaten Sragen agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetensi organisasi pemerintah secara keseluruhan ;

·         Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa, dan insan pers sesuai dengan perundangan yang berlaku;

·         Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengembangan serta pengendalian/ evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan keprotokolan;

·         Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausahaan di Bagian Humas dan Protokol;

·         Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer / Teknologi Informasi ( IT );

·         Memberikan penilaian DP3 kepada Kepala Sub Bagian yang menjadi tanggungjawabnya;

·         Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk Surat Keputusan Penjatuhan Hukuman Disiplin PNS;

·         Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Asisten III sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas-tugas Protokol :

1.Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya.

2.Menyusun/membuat undangan

3.Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara

4.Menyusun acara

5.Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara

6.Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang

7.Membagi tugas

FUNGSI PROTOKOL

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Humas dan Protokol menyelenggarakan fungsi :

·         pelaksanaan perumusan kebijakan Humas dan Protokol.

·         penyusunan perencanaan program Humas dan Protokol.

·         sebagai juru bicara Pemerintah Daerah, yang berkaitan dengan Kebijakan Bupati terutama yang berkaitan dengan pers.

·         menanggapi dan menyampaikan berita-berita yang disiarkan oleh media massa yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan yang disampaikan oleh media massa baik media cetak maupun media elektronik.

·         berperan sebagai pusat informasi Kabupaten Kediri yang didasari data dari masukan pimpinan unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah, dan dapat mengadakan klarifikasi dengan pimpinan unit kerja untuk meminta tambahan penjelasan atau bahan informasi.

·         mendampingi pimpinan unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah dalam memberikan informasi kepada pers mengenai bidang tugasnya.

·         menindaklanjuti tugas dari Bupati untuk penyebarluasan informasi-informasi yang dipandang

·         mendampingi Bupati dalam berbagai kegiatan (pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan) dalam rangka peliputan, pendokumentasian dan ekspose.

·         menyampaikan informasi kepada Bupati mengenai umpan balik dari masyarakat terhadap kebijakan pimpinan yang dianggap perlu.

·         mengadakan pembinaan hubungan dengan insan pers dalam rangka terciptanya nuansa kondusif, berkaitan dengan pengaruh produk pers terhadap masyarakat.

·         dapat memberikan informasi kepada perseorangan, lembaga atau badan hukum setelah memenuhi persyaratan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang dilaksanakan Pemerintah Kabupaten Kediri.

·         mempersiapkan dan mengatur penerimaan tamu Pemerintah Daerah yang berhak menerima pelayanan keprotokolan.

·         melakukan penyusunan acara dari masing-masing unit kerja Pemerintah Daerah, sehingga satu dan lainnya tidak saling tumpang tindih.

·         bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan acara Pemerintah Kabupaten Kediri dari mulai sampai dengan selesai.

·         pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan bidang Humas dan Protokol.

·         pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

7. Syarat-syarat bagi Petugas Protokol.

1. Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Perlu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas.

3. Protokol perlu mengusai segala permasalahan, tetapi bukan berarti harus melaksanakannya sendiri.

 4. Mampu mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan.

5. Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik .

 6. Mampu berpakaian yang baik.

7.Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia

8.Bermental kuat dan kepribadian tangguh

9.Trampil dan cekatan menguasai situasi

10.Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat

11.Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul

12.Sangat memahami perasaan orang lain

13.Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang

14.Pandai membawa diri dan selalu mawas diri

15.Rendah hati tetapi tidak rendah diri

16.Penampilan menarik

17.Pandai berbusana sesuai dengan suasana

18.Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik

19.Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen

20.Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

9. Aturan Keprotokolan

                                      

A.      Aturan Dasar Protokol I

Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla.

Protos     = lembar pertama

Kolla       = melekatkan

Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara

Protokol : merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.

1.         Apakah yang penting dalam protokol???

Aspek yang penting adalah masalah : tata pengaturan tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.

Disini diatur siapa yang berhak mendapatkan prioritas dalam urutan pengaturan tempat

2.         Siapa Saja yang menjadi Prioritas ??

Mereka yang memiliki jabatan dan pangkat tertentu(VIP) dan juga memiliki derajat tertentu (Very Important Citizen). Umumnya kedudukan itu dipeRoleh dari kepemilikan tanda jasa dan jabatan.

B.       Aturan Dasar Protokol II

1.      Pengaturan Tempat Duduk

-          Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

-          Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

-          Kanan adalah utama

-          Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya

2.      Urutan saat naik turun kendaraan

-          Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

-          Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipaling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah

3.      Urutan Saat Datang & Pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal.

4.      Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan
Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada diarah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.

C.      Aturan Dasar Protokol III

1.      Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan

Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di Istana, Gubernur dan kotamadya atau kabupaten merupakan kebanggaan tersendiri bagi orang yang diundang.

-          Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang.

-          Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.

-          Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai

-          Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.

-          Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa relasi

-          Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.

-          Jangan ngoborol saat acara berlangsung.

-          Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

D.      Aturan Dasar Protokol IV

1.      Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut.

-          Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.

-          Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

-          Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.

-          Datalah nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

-          Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

2.      Saat Audiensi

-          Datanglah setengah jam lebih awal.

-          Isilah buku tamu yang disediakan

-          Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.

-          Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.

-          Dilarang keras merokok.

-          Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan

-          Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

-          Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.

-          Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

3.      Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”

4.      Usai Audiensi

-          Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.

-          Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.

-          Serahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.

-          Jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi