|
TUGAS DAN
KEWAJIBAN SEKRETARIS DI KANTOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kata pengantar
Puji
dan syukur kami panjakan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesai nya makalah
yang berjudul Tugas dan Kewajiban Sekretaris di Kantor terima kasih kepada
semua yang mendukung penulisannya materi yang kami berikan dalam makalah ini,
atas perhatian nya kepada pihak terkait kami ucapkan terima kasih.
Banjarmasin, 6 Februari 2017
Penulis;
Hana Pertiwi
Daftar
Isi
BAB I
Pendahuluan
a. Latar Belakang 1
b. Rumusan Masalah 1
c.
Tujuan Pembahasan 1
BAB II
Pembahasan
1. Tugas sekretaris di kantor 2
2. Kewajiban sekretaris di kantor 4
BAB III
Penutup
1. Kesimpulan 5
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Di era modernisasi ini, profesi sebagai seorang
sekretaris masih saja dianggap sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik
di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari
gambaran sosok sekretaris yang identik dengan perempuan, rok mini, dan
pemikiran akan adanya hubungan intim antarsekretaris dengan pimpinannya.
C.L. Baranhart dalam Sutarto, (1992:5) mengatakan bahwa “Sekretaris adalah (1)
Seorang yang melakukan yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan
lain-lain untuk peorangan atau organisasi;…”
Kedua, dengan bermunculan sekretaris pria membuktikan bahwa menjadi sekretaris
bukan hal yang mudah. Bahkan, seiring dengan semakin berkembanganya sektor
usaha di berbagai bidang, sebuah perusahan yang cukup mapan pasti menuntut
adanya sekretaris yang memiliki keprofesionalan yang matang, sehingga
diharapkan dapat menyelasikan tugas-tugasnya dengan baik.
Oleh karena jabatan sekretaris telah menjadi profesi yang memiliki masa depan
karir yang cerah, peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari makalah yang berjudul Kedudukan Sekretaris dalam
Perusahaan ini adalah:
1) Apa saja tugas seorang sekretaris di kantor
2) Kewajiban sekretaris di kantor
C.Tujuan Pembahasan
Tujuan masalah dari makalah yang berjudul Kedudukan Sekretaris dalam Perusahaan
ini adalah:
1) Mengetahui tugas seorang sekretaris di kantor
2) Mengetahui Kewajiban sekretaris di kantor
1
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Tugas Sekretaris di Kantor
Tugas dari seorang sekretaris dapat dikelompokkan
menjadi 8 macam sebagai berikut :
1.Tugas-tugas rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap
harinya tanpa menunggu perintah,perhatian khusus maupun pengawasan
khusus,diantaranya adalah membuka surat-surat yang masuk, menerima tamu,
menyimpan surat/arsip, menangani telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2.Tugas-tugas khusus
Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan
penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan, dan
pengalamannya.tugas tersebut bisanya diberikan karena ada unsur kepercayaan
bahwa sekretaris dapat menympan kerahasian tugas.Semisal membuat konsep surat
perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat
rahasia,menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian cinderamata, mengurus
perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.
3.Tugas istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan
pimpinan,diantaranya :
a.Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta
perlengkapan yang diperlukan
b.Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan
informasi kepada relasinya.
c.Bersama-sama atau mewkili seseorang menerima
sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lain.
d.Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan.
e.Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping
pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
f.Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu
diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.Tugas resepsionis
Yaitu tugas sebagai penerima tamu,antara lain :
a.Menangani telepon serta mencatat pesan-pasan lewat
telepon.
b.Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d.Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.
5.Tugas keuangan
Yaitu tugas mengelola keuangan,meliputi :
a.Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank.
b.Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana
atas nam pimpinan.
c.Mengurus kas kecil,yaitu mencatat dan menyediakan
dana untuk pengeluara rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
2
6.Tugas sosial
Yaitu tugas amal atau kemasyarakatan,antara lain :
a.Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.
b.Mengatur penyelengaraan respsi untuk kantor beserta
pengurusan udangan.
c.Menyumbang untuk amal.
7.Tugas insidental
Yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada waktu dan
keadaan tetentu, antara lain :
a.Menyiapakn agenda rapat,menyiapkan laporan, pidato
atau pernyataan pimpinan
b.Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang
temuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan.
c.Mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur,
undangan, prospectus, formulir dan datar yang di konsep pimpinan.
d.Mewakili pimpinan dalam berbagsi resepsi atau
pertemuan.
e.Membantu penerbitan intern organisasi.
8.Tugas sekretaris dalam business meeting
Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu
peretemuan bisnis.
3
B. Kewajiban Sekretaris
Seorang
sekretaris yang profesioanl mempunyai tanggung jawab yagn luas dalam kerjanya.
Tanggung jawab tersebut meliputi bidang operasional mapun manajerial dari bagian
pekerjaan pimpinan maupun organisasinya. Untuk menjalankan kewajibannya,
tuntutan sekretaris meliputi :
1.
Ketrampilan
kesekretariatan, yang meliputi korespondensi, pengarsipan, akunting, mesin
kantor.
2.
Berkompentensi
dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
3.
Menjada
reputasi, kredibilitas pimpinan dan perusahan.
4.
Memiliki
kepribadian yang sesuai dengan funsi dan tugasnya.
5.
Memiliki
loyalitas terhadap perusahan.
6.
Mempunayi
Komitmen pada tugas.
7.
Inisiatif
dan cara berpikir yang logis. Sekretaris professional harus berinisiatif untuk
bisa memulai suatu usaha, harus ada keberanian menanggung resiko, disamping itu
harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai apa yang dihadapi.
8.
Mengikuti
perkembangan masalah. Sekretaris harus tahu masalah yang sedang terjadi pada perusahaan dan menindaklanjutinya(follow
up)
9.
Memperluas
wawasan. Misalkan: membaca utnuk meningkatkan intelektualnya.
10. Selalu meningkatkan kemampuan dalam berbagai
hal. Misalnya: pandai menyesuaikan diri, kecerdasan memahami tugas, dapat
bekerja sendiri, memahami kekurangan sendiri dan berusaha memperbaikinya.
4
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Tugas
seorang sekretaris itu sangat penting bagi seorang pimpinan untuk melaksanakan
pekerjaanya. Seorang pimpinan sangat membutuhkan bantuan dari sekretaris untuk
melaksanakan perkerjaan pekerjaan kantor dan sekretaris wajib atau di tuntut
untuk menguasai berbagai hal untuk kelancaran pekerjaan pimpinan, sekretaris
itu sendiri dan perusahaan
5
PT
MITRA BANGUN PERSADA
