Penanganan surat masuk adalah semua
kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian
hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk,
yaitu;
- Sistem buku agenda
- Sistem kartu kendali
Buku agenda adalah suatu buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
- Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan
pada tiap halaman
- Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di
sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
- Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat
sistem buku agenda yaitu:
- Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya
disebut verbalis.
- Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar
surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut
ekspeditor
- Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor
urutnya masing-masing.
- Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan
dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
- Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus
untuk membuat konsep surat
- Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat
yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
- Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan
- Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat
masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang
diperoleh dari buku agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk
sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan
Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh
mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti
satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil
penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima
sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu
kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
- mengumpulkan setiap surat yang masuk,
- meneliti ketepatan alamat
- menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka
surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika
sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata
usaha atau bagian administrasi.
b) Penyortiran
Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis
selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu
untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan
langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat
dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut
harus diproses lebih lanjut.
c) Pencatatan
Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan
buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah
surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat
rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan
oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat
selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah
dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan
penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
d) Pengarahan
Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa
saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses
surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk
mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari
surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi
pimpinan tersebut.
e) Penyampaian
Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya
di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan
kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar
disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat
tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan
salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah
ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi
intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
- Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
- Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
f)
Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka
surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek,
sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
- Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain
yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar
isian yang digunakan untuk pencatatn surat
- Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada
system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar
kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2
berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
- Keuntungan menggunakan kartu kendali
–
Lebih efisien dibanding buku agenda
–
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
–
Menghilangkan pencatatan berulang
–
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
–
Memudahkan penyusunan arsip
–
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
- Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai
berikut.
- Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti
dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
- Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat
dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai
berikut.
- Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
- Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula
dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu
menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya,
supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai
berikut.
- Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
- Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
- Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan
surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau
peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui
satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol
dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya
ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua
kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu
mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat)
adalah sebagai berikut.
- Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani
surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
- Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat
pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat
salah alamat, dan surat rahasia.
- Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
- Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan
melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan
surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat
dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia.
Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam
lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat
menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan
lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat
rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang
mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan
kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan
kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk
mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat
penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh
heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat)
adalah sebagai berikut.
1) Mencatat
surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar
surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan
kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah
surat.
Kolom kartu kendali:
–
Indeks: Diisi indeks surat
–
Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
–
Tanggal: Diisi tanggal terima surat
–
No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
–
M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
–
Perihal: Diisi hal surat
–
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
–
Lampiran: Lampiran surat
–
Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
–
Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
–
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
–
No surat: Diisi nomor surat
–
Pengolah: Diisi unit pengolah
–
Paraf: Diisi paraf pengolah surat
c) Pengarahan
atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada
unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain
sehagai herikut.
1) Menerima
surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2) Menentukan
arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi
kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil
kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan
kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian
surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian
herikut.
1) Tata usaha
unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima
surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat
sudah diterima.
b)
Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat
dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan
2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali
surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh
pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan
kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada
pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f)
Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat
tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika
surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu
kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2,
sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan
unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima
surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
pengolah
b) Mengisi
lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c)
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada
tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima
surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b)
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c)
Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika
surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan
atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah
sebagai berikut.
1) Menerima
kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di
kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat
yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2
dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan
surat dengan menggunakan sistem tertentu
- Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat
biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar
pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika
dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke
unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak
banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam
satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar
surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa
surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa,
penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja,
tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun
dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk
biasa adalah sebagai berikut.
1)
Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat
dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah
dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya.
3) Unit
pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat.
- Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat
rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh
mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung
oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau
masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk
rahasia adalah sebagai berikut.
1) Surat
rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2) Pencatat
mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia
(rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah
surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit
pengolah.
4) Pimpinan
unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan
unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
Mail Handling
Surat
adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi.
Sedangkan mail handling adalah kegiatan pemprosesan surat yang
dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai
surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah /
instruksi pembuatan surat sampai surat – surat tersebut dikirimkan dan
tindasannya disimpan.
Surat terbagi menjadi 2
macam yaitu:
1. Surat masuk
Adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi.
2. Surat keluar
Adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sistem penanganan surat
sendiri dapat dilakukan menggunakan 2 sistem yaitu dengan
1) Sistem buku agenda
(sistem tradisional)
Dalam
penanganan surat dengan sistem buku agenda, setiap surat masuk maupun surat
keluar harus tercatat dalam buku agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang
memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan
tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang
berhak. Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus
dicatat dalam buku ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan
intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada buku ekspedisi intern, dan untuk
pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam
buku ekspedisi ekstern.
2) sistem
kartu kendali (sistem pola baru/modern)
Penanganan
surat dengan sistem kartu kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar,
terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat
rahasia. Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya
kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan kartu kendali.
A. Prosedur penanganan
surat keluar
à Pembuatan konsep surat
·
Pembuatan konsep disebut juga draft. Konsep surat sebaiknya
dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu
organisasi kantor. Pengonsep surat dapat menentukan bentuk surat
misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph,
official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan
dalam mengetik surat tersebut.
·
Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus
dimintakan persetujuan dari pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya
pada blangko isian lembar konsep. Sebagai tanda persetujuan atas konsep
surat itu,dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten.
·
Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat)
untuk mendapatkan nomor surat dari verbalis (petugas yang menangani buku agenda
surat keluar).
à Pengetikan surat
·
Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik
konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk
diarsipkan),
·
Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko
isian lembar konsep,
·
Hasil
ketikan surat diserahkan kepada sekretaris atau kepala tata usaha untuk
diteliti,
·
Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka
akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila hasil
pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka sekretaris atau kepala
tata usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda
taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
à Penandatanganan
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan
di atas nama terang
à Pencatatan
Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa
kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.
v Surat
tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat
keluar) oleh petugas yang disebut verbalis.
v Mencatat
tanggal, tujuan, surat tersebut dibuat.
v Setelah
itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap
dikirimkan.
v Dengan
mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan
pengiriman (ekspedisi).
à Pengiriman
ü surat
yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di buku ekspedisi
ekstern. Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan
cermat dalam buku ekspedisi.
ü untuk
surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri
dicatat dalam buku ekspedisi intern. Sedangkan surat-surat keluar yang
akan dikirim keluar kantor dicatat dalam buku ekspedisi ekstern.
ü pelaksanaan
penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh
kurir/petugas ekspedisi.
ü kurir
mengantar surat ke kantor pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang
ada pada kotak pos. Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai buku pos
tercatat.
à Penandatanganan
v Surat
kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk
menandatangani surat.
à Penyimpanan
Apabila surat telah
selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai
nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor
yang bersangkutan.
B. Prosedur penanganan
surat masuk
v Penerimaan
surat
Mengumpulkan dan
menghitung surat masuk Meneliti ketepatan
alamat si pengirim surat Menggolong-golongkan
surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat Menandatangani bukti
pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
v Penyortiran
Memisahkan surat-surat
untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas
lainnya. Menggolong-golongkan
surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat
dinas rahasia. Memisahkan surat-surat
yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat,
rahasia, pribadi, wesel pos, dll. Mencatatnya dalam buku
penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.
v Pencatatan surat
Membuka amplop, membaca,
dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari
isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang dianggap
penting. Pemeriksaan lampirannya. Membubuhkan cap (time
stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada
ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Mengagendakan surat
masuk dalam buku agenda surat masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
v Pengarahan atau
pengendalian surat
Surat masuk dilampiri
lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha. Surat masuk
berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk
memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi
tersebut berupa instruksi atau informasi. Surat yang telah
memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada Sekretaris atau Kepala
Tata Usaha. Menentukan pejabat mana
yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat
instruksi pimpinan)
v Penyampaian surat ke
unit pengolah
Surat yang telah
berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern. Surat didistribusikan
melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi). Penerima surat
membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah
diterima. Surat diproses oleh unit
pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan.
v Penyimpanan atau
penataan arsip
Apabila surat telah
selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai
nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor
yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian bila
surat tidak ditangani dengan baik :
Y Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak
tertata,
Y Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun
dengan teratur,
Y Surat dan informasinya bisa hilang.
Manfaat dari adanya
penanganan surat :
o Rahasia akan terjaga
o Prosedur penanganan
surat jelas
o Surat akan tercatat
dengan baik
o Surat akan tersimpan
baik, sehingga mudah untuk ditemukan
Pola Penanganan Surat :
a) Pola Sentralisasi
merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.
b) Pola Desentralisasi
dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor tersebut.
c) Pola Gabungan yaitu pola
penanganan surat gabungan dari pola sentralisasi dan pola desentralisasi.
Perlengkapan Penanganan
surat masuk:
Baki Surat (Tray) Buku Agenda Surat masuk Lembar Pengantar Surat
Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia Secreaties Desk File /
meja sekretaris Alat tulis (ATK) Kertas dan Amplop Alat Pembuka Surat Stempel Formulir Tanda Terima/
Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern Lembar Disposisi
